Các thủ tục hành chính cần thiết khi tuyển dụng nhân viên mới ở Nhật Bản

Tuyển dụng ở Nhật có nhiều thủ tục phức tạp mà bạn cần nắm chắc để tránh những bỡ ngỡ hay thiếu sót khi tuyển nhân viên vào công ty. Sau đây là các thủ tục hành chính cần làm đối với nhân viên mới tại Nhật Bản.

KINH DOANH TẠI NHẬT BẢN

8/4/2022 5 min read

A. Các loại thủ tục, giấy tờ phía người lao động cần chuẩn bị

1. Đơn khai báo khấu trừ thu nhập cho người có người phụ thuộc「給与所得者の扶養控除等(異動)申告書)

Mục đích của đơn này là để giúp những ai đang phải trợ cấp vợ, con, người thân…có thể miễn giảm được “thuế thu nhập". Đây cũng là loại giấy tờ cần thiết khi tính lương nên sau khi vào công ty hãy nhanh chóng hoàn thành và nộp sớm.

2. Sổ lương hưu (sổ nenkin)「年金手帳」

Kể từ tháng 4 năm 2022, Nhật Bản đã bãi bỏ chế độ sổ lương hưu, do đó nếu ai chưa có sổ hoặc đã mất sổ thì chỉ cần xin cấp phát lại tại 区役所 nơi mình đang sống. Bạn sẽ được cấp một tờ giấy, trên đó có ghi số Nenkin, hãy scan hoặc chụp hình lại để có thể sử dụng sau này.

3. Giấy bảo hiểm thất nghiệp「雇用保険被保険者書」

Đây là giấy chứng nhận bạn đã tham gia bảo hiểm thất nghiệp, giấy này được cấp vào thời điểm bạn vào công ty.

*Nếu bạn chưa từng đi làm ở đâu thì không cần nộp giấy này.

4. Đơn xin nộp thuế thị dân đặc biệt「特別徴収に係る給与所得者異動届出書」

Hiểu nôm na là khi bạn đi làm ở một công ty thì công ty sẽ có trách nhiệm “thay mặt bạn” để nộp thuế thị dân. Tuy nhiên nếu bạn chuyển sang một công ty mới mà ko nộp giấy này, thì bạn sẽ phải “tự” đi đóng thuế thị dân mỗi tháng, người ta sẽ gửi giấy báo đóng thuế về nhà của bạn.

*Nếu bạn chưa từng đi làm ở công ty nào thì sẽ không cần làm thủ tục này.

5. Mã số cá nhân「マイナンバー(個人番号)」

Mã số cá nhân là thứ cần thiết để công ty làm thủ tục tham gia bảo hiểm xã hội và bảo hiểm thất nghiệp cho bạn, do đó hãy nộp sớm. Trường hợp bạn không nhớ số thì cách nhanh nhất là ra 区役所 nơi mình sống, xin giấy 住民票 (nhớ chọn phần hiển thị mã số cá nhân).

6. Giấy trưng thu tại nguồn「前職の源泉徴収票」

Đây là giấy mà bạn sẽ nhận được khi nghỉ việc, công ty cũ có “nghĩa vụ” phải cấp giấy này cho bạn nên đừng ngại khi phải xin nhé. Đây cũng là giấy tờ cần thiết để cuối năm công ty sẽ làm thủ tục 年末調整 (điều chỉnh thuế cuối năm) cho bạn.

B. Các loại thủ tục, giấy tờ phía công ty cần chuẩn bị

1. Bảo hiểm xã hội「社会保険」và Bảo hiểm thất nghiệp「雇用保険」

Làm thủ tục đăng ký tham gia Bảo hiểm xã hội「社会保険」và Bảo hiểm thất nghiệp「雇用保険」cho người lao động là nghĩa vụ mà công ty phải thực hiện cho người lao động và có thể coi là loại thủ tục quan trọng nhất.

Đối với bảo hiểm xã hội:

  • Phải hoàn thành trong vòng 5 ngày kể từ ngày tuyển dụng ghi trên hợp đồng

  • Nộp tạ văn phòng 年金事務所 nơi công ty trực thuộc

Đối với bảo hiểm thất nghiệp:

  • Phải hoàn thành trong vòng 10 ngày kể từ ngày tuyển dụng ghi trên hợp đồng

  • Nộp tại văn phòng ハローワーク nơi công ty trực thuộc

*Trường hợp công ty chưa tham gia bảo hiểm, hoặc làm thủ tục muộn, vui lòng liên hệ với ANMEI để được tư vấn cụ thể hơn.

2. Thủ tục thay mặt nhân viên nộp thuế thị dân「住民税の異動手続き」

Như đã nói phần A mục số 4, thì khi có nhân viên là người chuyển việc thì công ty cần làm thủ tục này để có thể được phép “thay mặt” nhân viên để nộp thuế thị dân. Công ty nhận giấy 特別徴収に係る給与所得者異動届出書 từ người lao động và nộp lên tòa thị chính (市役所) nơi nhân viên đang sống.

3. Những thủ tục khác「他 の手続き」

  • Làm thẻ tên

  • Chuẩn bị bàn làm việc, dụng cụ văn phòng

  • Thêm tên vào sổ nhân viên, bảng lương, địa chỉ chuyển phát bưu điện…

Trên đây ANMEI đã tổng hợp những thủ tục hành chính quan trọng cần phải làm sau khi tuyển nhân viên mới đối với công ty tại Nhật Bản.

Nếu bạn đang có ý định lập nghiệp tại Nhật hoặc cần hỗ trợ về mặt giấy tờ sau khi thành lập công ty, hãy liên lạc ngay với ANMEI để nhận được tư vấn sớm nhất.

(Tổng hợp bởi ANMEI. Vui lòng không sao chép khi chưa có sự đồng ý.)

An tâm lập nghiệp tại Nhật

1️⃣ Tư vấn thành lập công ty, xin visa kinh doanh
2️⃣ Dịch vụ kế toán - Khai báo thuế
3️⃣ Thi công, thiết kế - Quản lý xây dựng
4️⃣ Quay chụp sự kiện - Sản xuất hình ảnh
5️⃣ Thiết kế website - Xây dựng phần mềm

Hãy liên hệ ngay để được tư vấn miễn phí!

_______
Đọc thêm